Objetivo

Registrar, controlar, administrar y proveer la información académica generada por la comunidad estudiantil y docente de la institución.

Contextualización

La Oficina de Registro y Control Académico depende de la Secretaría General de la institución. La importancia de esta oficina, radica en la información que custodiamos y suministramos a todas las áreas de la institución.

Funciones de la oficina de registro y control académico

  • Administramos los módulos: AYRE (Procesos académicos, fechas, valores, parámetros de valores de matrícula y pecuniarios), SIRENA (Sistema de Registro de Notas) y ULISES (Módulo de los Estudiantes)
  • Damos fe de la situación académica de los estudiantes activos, egresados, graduados y retirados a las entidades que así lo requieran.
  • Coordinamos el archivo de gestión y el archivo histórico, correspondiente a las historias académicas de los estudiantes.
  • Suscribimos los certificados de calificaciones, constancias de estudio, contenidos programáticos, formularios de EPS, a estudiantes activos, egresados y graduados.
  • Capacitamos a los docentes de la institución en el módulo de SIRENA.
  • Supervisamos el ingreso de las calificaciones en cada momento evaluativo por parte de los docentes
  • Realizamos el cierre académico y el balance académico finalizado el semestre, para que las calificaciones definitivas se reflejen en la historia académica de cada estudiante.
  • Prestamos apoyo a la academia, cada semestre académico, en procesos de: homologaciones internas, homologaciones externas, elaboración del calendario institucional, selección de horario, inconvenientes con notas reportadas en el pensum.
  • Verificamos y firmamos los informes que se envían para tramite de tarjeta profesional a las siguientes entidades: COPNIA, Ministerio de Industria y Comercio, Consejo Nacional de Bibliotecología.
  • Emitimos, cada semestre académico, la carta de inscripción a grado, esta se publica en el portal web de la institución y se envía a los correos (institucional y personal) a los aspirantes a grado
  • Damos fe de todo el proceso de grados dando cumplimiento al Artículo 45 del Reglamento Estudiantil, desde la inscripción hasta la ceremonia de grados.
  • Renovación del carnet estudiantil, cada periodo académico.
  • Custodiamos toda la documentación que generan los estudiantes durante su programa académico: documentos de matrícula y formato único de trámites donde realizan todas las solicitudes de los procesos académicos.
  • Coordinamos y realizamos las actividades correspondientes a la graduación de estudiantes de los programas académicos.